إضافة إلى المزايا الأخرى التي يقدمها برنامج الأمين والتي تختص بإدارة نظام المستودعات (الفواتير، ضبط ومراقبة المخزون، معالجة تواريخ الصلاحية، FIFO….إلخ)، فإن البرنامج يمنح المستخدم فرصة متميّزة للتخلص من كافة الأعمال الورقية والبدء بإدارة طلبات البيع والشراء من خلال نوافذ سهلة الاستخدام والإعداد.

ستتمكن وبكل سهولة من حفظ وتعديل وحذف وتأكيد طلبات البيع والشراء.

إن نظام الطلبات الموجود في برنامج الأمين يضمن مجموعة من الحلول المتكاملة والتي ستساعدك على تطوير عملك بشكل أكثر سرعة وفعالية. من المزايا والفوائد التي سيستفيد منها مستثمرو هذا البرنامج:

• متابعة مستوى الإنجاز: تعقب المراحل التي تمر بها الطلبات بالاستعانة ببطاقة حالة الطلب والتي ستيسر للمستخدم معرفة المنجز والمتبقي من الطلبات.
• استعراض وتصفية الطلبات: التمكن من استعراض المواد المطلوبة خلال فترة زمنية معيّنة أو من مصدر معيّن لتجنب تكرار طلبها وتحاشي الأخطاء.
• مراقبة الميزانية: القدرة على العودة إلى دفتر الأستاذ قبل تأكيد الطلبات للتأكد من امتلاك السيولة اللازمة لتغطية تكاليف الطلبات.

لن يأخذ إعداد نظام الطلبات منك الكثير، إذ لن يتوجب عليك سوى القيام بالخطوات التالية للبدء باستثماره:

1- تعريف طلبات المبيع (انظر إعداد نظام طلبات البيع والشراء).

2- تعريف طلبات الشراء(انظر إعداد نظام طلبات البيع والشراء).

3- تعريف حالات طلبات البيع والشراء.

وبعد الانتهاء من هذه الخطوات ستتمكن من:

• حفظ وتعديل أو حذف طلبات البيع أو الشراء.
• متابعة ما تم تحقيقه من كميات في طلبات البيع (الكميات الجاهزة للتسليم والكميات التي ما تزال في طور التغليف أو التجهيز أو الطلب أو غير ذلك من المراحل التي تمر بها المواد المطلوبة في شركتك…إلخ) وما يرغب المستخدم بطلبه من المورّدين مع تحرير فواتير مبيع للكميات التي أصبحت جاهزة للتسليم للزبائن.
• تحضير وترحيل طلبات الشراء.
• متابعة حالة المواد المطلوبة (ما هو في قيد الطلب أو يجري شحنه أو تم استلامه من المورّدين…إلخ) مع توليد فواتير إدخال المواد المطلوبة وترحيلها وتوليد قيود فيها.

وتستطيع باستخدام التقرير استعراض طلبات الشراء المرحلة للمواد المستلمة فقط أو المشحونة فقط, ومن ثم توليد فواتير إدخال للمواد المطلوبة وترحيلها إلى المستودعات وتوليد قيود بهذه الفواتير.

ولتوفير المزيد من الوقت على المستخدم تمت إضافة ميزة ترحيل طلبات البيع مباشرة إلى فواتير مبيعات أو مشتريات, مع القدرة على ترحيل مواد أكثر من طلب بيع إلى فاتورة شراء واحدة, كمثال على هذا: في حال تم طلب إحدى المواد من قبل أكثر من زبون, وقمت بشراء كامل الكميات المطلوبة أو جزء منها, تستطيع تحديد عدد المواد التي تم تحقيقها لكل طلب من الطلبات (أي الكمية التي تم شراؤها) ثم توليد فاتورة مشتريات واحدة فيها.

كذلك أصبح هذا الأمر ممكناً بالنسبة لطلبات الشراء, حيث يمكن ترحيل مواد أكثر من طلب شراء إلى فاتورة مشتريات واحدة.

ومن خلال هذه الميزة أصبح ممكناً معرفة كميات المواد التي تم شراؤها (تحقيقها) من بين الكميات المطلوبة والكميات المتبقية والتي لم يتم شراؤها بعد.